Evernote es uno de esos programas que no pueden faltar en tu ordenador si en tu trabajo o en tu vida personal te resulta indispensable organizar una gran cantidad de notas o información con criterio, y a la vez quieras que esté accesible en todo momento. Aclamado como uno de los mejores programas de productividad del momento, Evernote puede convertirse una vez que nos acostumbremos a manejarlo en una auténtica "copia de seguridad de nuestro cerebro". El hecho de que el logo de Evernote sea la cabeza de un elefante no es casual, y es que si nos acotumbramos a utilizar este programa, podemos decir adiós a olvidarnos de recordar toda esa serie de pequeños y grandes detalles en los que basamos la organización de nuestra vida laboral y familiar. Si nos remitimos a lo básico el planteamiento de Evernote es bastante sencillo: un programa que almacena nuestras notas. En el mercado hay muchos programas que sirven para organizar de una forma u otra nuestras notas e incluso muchos pueden pensar que una agenda y una colección de postit es más que suficiente para recordar todo lo necesario. Entonces, ¿qué hace que este programa sea una herramienta indispensable para todos aquéllos preocupados por mejorar su productividad personal (trabajar más y mejor en menos tiempo)? Dos son las bases en la que basa su éxito: sencillez y potencia.

Capturar información Su principal característica es que permite a los usuarios capturar información de de distinto tipo de forma instantánea: notas de texto, clips de la web, archivos pdf, imágenes, tinta electrónica, escritura manual, etc. En ese sentido, podemos enviar desde una foto capturada con el móvil hasta la reserva del hotel en el que estaremos la próxima semana.

Etiquetar y organizar la información Dicha información es etiquetada en proyectos o tareas que nos puede interesar llevar a cabo. Así podemos establecer, desde una lista de restaurantes que nos han gustado (guardando información relativa a datos de contacto) a por ejemplo un sistema para organizar todas nuestras facturas. Como cada elemento es etiquetado a través de tags, la búsqueda de los elementos es instantánea. Además, podemos consultar los elementos añadidos siguiendo criterios como la fecha o incluso el texto incluido en dichos elementos. Una de sus características más espectaculares es que es capaz de reconocer texto dentro de las imágenes por lo que podemos hacer una foto por ejemplo al cartel de una película, y el programa reconocerá automáticamente el texto que contenga.

Acceder a la información Evernote nos permite acceder a la información guardada en cualquier momento. Para ello dispone de versiones para escritorio (Windows y Mac OSX) en Internet y para dispositivos móviles como iPhone y BlackBerry. Cada vez que accedemos a Evernote (en cualquier de sus versiones) el programa se encarga automáticamente de sincronizar toda la información que hayamos añadido previamente. De esta forma podemos acceder desde nuestro iPhone, por ejemplo, a toda la información que hayamos introducido desde nuestro PC o desde Internet.

Olvidarnos del papel Evernote supone en muchas ocasiones olvidarnos completamente del papel. Al tener toda la información que nos interesa siempre disponible, ya no tenemos necesidad de imprimir, de llevar encima agendas y cuadernos, de apuntar en un post it la dirección de ése posible cliente del que nos han hablado en una reunión. Los entusiastas de la productividad y del GTD consideran este sistema, combinado con una buena aplicación de organización de tareas en suficiente para ser altamente productivos y "perder menos tiempo" en una de las tareas más frustrantes para el ser humano: buscar información que parece nunca estar disponible cuando más la necesitamos. Sin embargo, a pesar de sus bondades, como todo tiene ciertos inconvenientes. El primero es que hemos de tener cierta disciplina. En ese sentido si no tenemos conocimientos (almenos básicos) de GTD o no sabemos muy bien cómo organizarnos, nos costará encontrarle una utilidad inmediata. En muchos casos, abandonaremos su uso a los pocos días de "juguetar" con él. El segundo inconveniente, si es que puede considerarse como tal, es que la versión gratuita cuenta con ciertas limitaciones: sólo podremos adjuntar un numero limitado de notas y elementos al mes (hasta 40 megas), y por otro lado nos nos dejará integrar elementos avanzados como. La versión de pago se realiza por suscripción que tiene un coste de 5 euros al mes. ¿Merece la pena optar por la versión de pago? Como en todo, depende del uso que hagamos de la misma. Recomendamos en todo caso empezar por una cuenta gratuita y si descubrimos que se convierte en una herramienta indispensable, dar el salto.